| 西普网络办公自动化开始进行测试 |
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第一章 概 述 |
| 为了加强各部门的监督管理职能，提高各科室的办公、业务效率，西普公司投入开发了网络办公自动化系统。本系统是办公自动化系统（OA），针对各部门日常办公事务、公文流转、简报信息等业务，利用先进的LOTUS NOTES开发工具开发的应用软件系统。 OA的用户主要是单位办公室及各科室的工作人员，各业务部门也可利用它实现有关公文的流转。 |
| 第二章 系统特性 |
| OA采用先进的办公自动化开发工具LOTUS NOTES，使电子办公成为现实。系统具有如下特点： |
| §完全的图形化界面，使用户操作方便。 §支持多媒体、超文本编辑，便于实现公文的管理. §快速的全文检索功能，方便用户查询。 §自动的公文流转，实现办公电子化。 §极强的安全保密功能和授权机制，增加了系统内文件的安全保密性. §健壮的应用程序开发。 §对移动用户的有效支持（笔记本电脑用户可以居家或出差办公），方便 §领导灵活即时管理。 |
| 第三章 主要功能模块设计 |
| ※电子邮件 ※个人信息 ※公共信息 ※办公事务管理（会议管理、车辆管理、服装管理、办公物品管理等） ※业务管理 ※公文管理 ※简报信息 |
| 第四章 电子邮件 |
| ◆ 电子邮件:该功能是本系统中一个主要的功能，文件的电子流转多数是通地该功能实现的。 （1）阅读来信 打开邮件数据库，选择想要浏览的邮件，即可打开阅读。 （2）写信 （3）回信 回信只需写信件内容，然后"发送"了就行。 （4）转发来信 对于已收和已读来信，如果需要让另外科室能够看到它，只需把原信转发即可，并且还可以加入你的注释。 （5）删除信件 删除不需要的信件可以使你更方便地寻找需要的信件，同时它还会节省存放邮件数据库的服务器的硬盘空间。 （6）保存信件 对于所有的来信，将它们按类别分别存放到相应的文件夹中，便于查阅。 ◆ 个人通讯录：包括一些个人常要发送信件的用户及用户的详细情况。 ◆ 单位通讯录：这里登记的是OA中登记的所有用户及用户的详细情况. |
| 第五章 个人信息 |
| 个人信息部分包括个人工作日志和个人名片两个应用数据库。 ◆ 个人工作计划和日志 该数据库用来管理个人工作情况，制定个人工作计划，对约会、邀请、会议等采用闹钟式提醒；利用日历的形式，可以显示两天、一周、两周、整月的日志。 ◆ 个人名片 个人名片库用来管理用户个人所收集的名片信息，使用方便，便于查阅，而且仅限个人使用。 |
| 第六章 公共信息 |
| ◆ 电子讨论 您可以将讨论数据库设想成一个非正式的会议室，工作组成员可以互通信息，共享想法和见解，就象参加真正的会议一样，每个成员可以"聆听"其他人发表的意见，也可以表达自己的意愿。而它与真正会议不同的是，参加者不必在同一时间，同一地点来进行讨论。通过它，人们可以很方便地参加他们想参加的"会议"。 ◆ 电子公告牌 （1）阅读公告 几种途径阅读公告： a.从"所有文档"视图阅读 b.从"按发布日期"视图阅读 c.从"按发布单位"视图阅读 d.从"按公告类别"视图阅读 （2）检索公告 用户可以通过全文检索快速找出自己所感兴趣的公告。 （3）发布公告 各科室的相关人员（有发布权的人员）可以发布公告。 ◆ 航班时刻表 保存的是航班时刻表，网上专门有人负责录入，可以按始发站显示，也可以按终到站或途径站显示。 ◆ 火车时刻表 这个库与航班时刻表类同，只不过里面保存的信息不同而已，查询方法也相同。 |
| 第七章 办公事务管理 |
| 办公事务管理工作台面包含了日常办公事务的管理，包括会议管理、电话记录管理、车辆管理、服装管理、办公物品管理、印章管理、请示报告管理等。这里仅以会议管理和服装管理为例。 一、会议管理 1．会议通知 本库是对本单位的会议通知的管理，包括收到和发出的会议通知，其中别人发来的且自己又没有读过的信件，以高亮度红色来显示。 2．会议记录 该库记录的是举行的会议的具体情况，作为会议纪要的的编辑依据。 3、会议纪要 本库是针对办公室设计的，主要用于编辑重要的会议纪要。 二．电话记录管理 本库记录的是每天所接到重要电话及电话的处理情况，可以按来话日期、来话人、来话单位及办结情况显示。 三、车辆管理 可进行车辆登记、车辆查询、借车登记、车辆情况管理及用车报告审批等。 四、服装管理 本模块可对单位内部有关人员的服装发放情况进行登记、查询、统计等工作。 五、办公物品管理 对单位的办公物品进行登记管理、条件查询操作等。 六、印章物理 对印章进行使用部门、使用人、使用时间进行分类登记管理和查询。 七、请示报告 各有关科室撰写有关报告上报审批。 八、枪支管理 可对枪支的类型、型号、数量、发放地点、领取人及枪支查询等管理。 九、客饭管理 该库是对接待工作中的客饭进行管理，可按各种条件进行查询操作。 |
| 第八章 公文管理 |
| 公文管理主要包括收文管理和发文管理两部分，并提供了收文归档库和发文归档库对已归档文件进行查阅。 ◆ 收文管理 收文管理包括文件的登记、处理、批办流转、办结、归档等工作。 （1）登录文件 打开收文管理库后，可登录一个新文件。 （2）设置批阅表 对收到的新公文，录入完有关信息后，通过设置该文件的批阅表，可呈送给有关领导进行批阅。并可在该公文中增加有关批阅信息。 （3）办结 文件办理结束后，单击"办结"按钮，即将当前文件标志为办结，该办结文件不能再进行修改. （4）归入档案库 选定某一办结文件，单击"归入档案库"按钮，可将该办结文件归入档案库中。 ◆ 发文管理 发文包括公文的起草、会稿、核稿、签发、办结等工作。 （1）起草公文 单击"新文档"按钮，就可以开始起草公文，拟稿人除了要起草正文，还要填写发文稿纸。起草完毕，单击"关闭"并保存文档。 （2）审核、签发公文 拟稿人（或办公室处相关人员）可在公文纸质审核、签发完毕后，直接分别单击"会签"、"核稿"、"签发"按钮来输入会签意见、核稿意见及签发意见。 （3）办结 文件办理结束后，单击"办结"按钮，即将当前文件标志为办结，该办结文件不能再进行修改。 （4）归入档案库 选定某一办结文件，单击"归入档案库"按钮，可将该办结文件归入档案库中。 ◆ 收文归档库 收到的文件办结后就可归入收文档案库，库中所有文件不能再进行修改。该库的导航器中提供了"按文号查看"、"按主题查看"、"按归档日期"、"按归档人查看"等视图供用户使用。 ◆ 发文归档库 文件签发后就可归入发文档案库，库中所有文件不能再进行修改。该库的导航器中提供了"按文号查看"、"按主题查看"、"按归档日期"、"按归档人查看"等按钮供用户使用。 |
| 第九章 业务管理 |
| 这个模块的功能主要是对部门内部业务形成一个流的管理主要包括业务受理、上报审批、业务事件的流转以及查询等。 ◆ 业务受理 对业务进行归类、查询是否属于重复的业务线索，然后再处理。受理人可以在访问登记上面签名,然后上报到相应的部门。通过这个功能可以使得业务处理过程变得更快速、高效。 ◆ 上报审批 上报审批时可以选择要上报的部门(领导)。上报后的文件只有相对应的部门(领导)才能打开，这样就可保证线索的原始性。领导在文件上可做出各种批示。批示后可以确定流程通过，也可以要求重新批示。在批示的时候系统会给出常用的批示关键词(如：同意，请速照办等)也可以在上面做各种详细的指导，而且领导也可自已向里面添加一些常用词，这样就大大减少了工作的强度，节省了领导者的工作时间。 ◆ 业务流转管理 可以查看到审批领导的意见的审批的结果、时间、确定要执行那个工作程序、下一个受理者(科)以及下一个业务是什么。送出去的文件在原数据库删除，原来的文件被送到下一个相应的数据库。 ◆ 业务查询模块 业务查询是部门科室日常办公中使用较多的一项功能。主要的使用对象是业务处理人、内勤人员和管理者。不同的人员在自已的职责范围内都能快速、方便、有效的查询自已想要的电子卷宗。 主要有以下几个查询： 1)业务详细情况查询： 这个功能可以查询目标业务的各种资料，包括在办理过程中各个科室填入的意见及相关信息。 2)业务查询： 这个功能主要是针对管理者的。领导可以根据自已的权限随时掌握业务的进展情况，对各个环节进行了解、检查，通过查询可能发现在某个环节上的问题或错误。 3)模糊查询： 对于一些查询条件不是很明确的，可用这项功能来达到目的，你只要依稀记得某个条件。系统会查出相对吻合的记录。 4)查询结果的输出： 对于需要输出到纸上或要独主保存的文件在这里可以得到实现。 |
| 第十章 简报信息 |
| 简报信息主要由管理工作简报、情况反映、业务简报等组成。在本模块中可以查阅简报信息、新建简报信息、 确定浏览简报人员 |
| 第十一章 其他 |
| 调用其他软件：在本系统中还提供了外挂的第三方软件(比如：统计财务软件、档案管理软件、其它软件（WORD、WPS）等)，使得使用者能够在使用本系统的同时可以直接调用其他程序进行工作。 组织人员的变动:系统可以根据本单位的特殊性，使得人员流动变得非常灵活。系统也对此进行了设计，使得工作不会因为工作人员的变动而耽误。在使用的同时也可进行个人设定(如：密码) 信息的回传：这是指业务处理流程后面的部门可以把部分办理结果返回给上一个科室，这样就可避免原来通过电话了解造成的不准确和不及时性。 |